Was einen Prozess im Kern ausmacht wurde schon häufiger diskutiert. Grund genug für uns, einmal die wichtigsten Regeln für erfolgreiches BPMN und BPM aufzustellen. Zur grundsätzlichen Klärung hier eine kurze Definition beider Begrifflichkeiten:
- BPM (= Business Process Management)
Das Business Process Management umfasst die Organisation/Planung von Geschäftsprozessen und nicht wie im Falle von BPMN die Notation/Darstellung. - BPMN (= Business Process Modelling and Notation)
Business Process Modelling and Notation umfasst die Notation/Darstellung von Geschäftsprozessen und nicht wie im Falle von BPMN die Organisation/Planung.
Eine Trennung der beiden Begriffe ist für die nun folgenden Regeln unabdingbar.
BPMN 2.0 – Die Grundregeln
Regel Nr. 1.) BPM nur bei Bedarf einsetzen
Bis 2012 hielt sich innerhalb der Managerszene das Gerücht, die Prozessmodellierung würde sich für Unternehmen kaum oder gar nicht rentieren. Eine voreilige Fehleinschätzung, da nicht jeder Prozess für BPM-Methoden geeignet ist. Wendet man die klassischen Modellierungskonventionen daher falsch an, entsteht für den zuständigen Manager schnell ein falscher Eindruck. Hier einmal die Liste der Prozesse, die sich durch klassische Prozessmodelle verbessern und automatisieren lassen.
- Prozess #1 -> Prozesse die über einen längeren Zeitraum laufen
- Prozess #2 -> Prozesse die sich häufig ändern
- Prozess #3 -> Prozesse in die Menschen involviert sind
Regel Nr. 2.) Die Auswahl der richtigen Prozessmanagementsoftware
Prozessmanagement-Software ist die Fachbezeichnung für Softwareanwendungen im Bereich BPMN 2.0 und anderen Segmenten wie Wertstromdesign. Um die richtige Auswahl zu treffen, empfiehlt sich ein Vergleich der verschiedenen Anbieter (Link zu anderem Beitrag). Vorreiter sind dabei Signavio, ibo und iGrafx. Letzterer ist vor allem in den Staaten ein bevorzugtes Programm zur Prozessdarstellung und Prozessautomatisierung (BPMN).
Regel Nr. 3.) Transparenz aller Prozesse
Damit die Prozessoptimierung erfolgreich verläuft, bedarf es einer transparenten Prozessgestaltung für alle Bereiche. Dies hat vor allem praktische Gründe, da BPM- und BPMN 2.0-Strategien gleichermaßen auf dem Vertrauen der Mitarbeiter basieren: Abteilungsübergreifende Projekte lassen sich demnach nur mit transparenten Anforderungen und Abläufen realisieren, was eng mit der Symbolsprache verwoben ist. Werden ohne Ankündigung neue Symbole seitens der Geschäftsleitung eingeführt, können sich nicht eingeweihte Mitarbeiter schnell ausgegrenzt fühlen.
Regel Nr. 4.) Das Standard-Problem
Im Umfang ehemaliger BPM– und BPMN-Projekte kam es immer wieder zu Problemen bezüglich des verwendeten Darstellungsstandards. Die Konzentration lag dabei meist auf der Kombination mehrerer Konzepte. Ein Fehler, den nicht jeder Prozessmanager sofort erkennt. Um nachträglicher Verwirrung vorzubeugen ist es ratsam nur eine Modellierungssprache heranzuziehen. Experten empfehlen dabei, wie sollte es anders sein, die seit 2011 neu konzipierte Symbolsprache BPMN 2.0 (traditionelles Modellierungswerkzeug).
Regel Nr. 5.) Eigene Symbole implementieren
Die Integration eigener Symbole und Formen in das BPMN 2.0-Schema (Modellierungstools) ist bis heute umstritten. Während die Einen auf die Erstellung eigener Aufgabensymbole setzen, verklären es die Anderen als sinnlose Spielerei, mit der Manager im besten Fall ihre Mitarbeiter verwirren. Insofern das Interesse ihrerseits vorhanden ist, sollte darauf geachtet werden, dass es besagtes Aufgabensymbol nicht bereits gibt bzw. es mit den vorhanden Möglichkeiten bereits dargestellt werden kann.
